זמן, כמות ואיכות – מדדים לבחינת יעילות תהליך גיוס עובדים

מבלי שתדעו לדוגמה מהו משך הזמן הנדרש לאיוש משרת מתכנת מרגע פתיחת הדרישה; כיצד להגיע לכמות גדולה ככל האפשר של מועמדים רלוונטיים; כמה מועמדים צריך לראיין עד למציאת המועמד המתאים ובאיזה שלב של תהליך הגיוס יש נשירה של מועמדים, הסיכוי לבצע גיוס איכותי ובזמן, קטן.

גיוס האדם המתאים לאיוש משרה פתוחה בארגון, הוא תחילתו של תהליך ארוך טווח של ניהול מחזור חיי העובד בארגון והינו בעל השלכות על טיב ויעילות ההון האנושי. מכאן החשיבות של קביעת מדדים לבחינת יעילות התהליך, ובמרכזם: זמן, כמות ואיכות.

זמן – משך הזמן לאיוש משרה פנויה הוא מדד קריטי מבחינת ההשקעה של יחידת משאבי האנוש בתהליך ומכאן החשיבות באוטומציה של חלק מתהליכי העבודה. אך יותר מכך – הזמן הוא גורם קריטי מבחינת מתן מענה לצרכי החברה.
גיוס עובד מתקיים בשל צורך בפעילות עסקית שאין לה מענה, בין אם מדובר במשרה חדשה או במשרה שהיתה מאוישת אך העובד עוזב/עובר תפקיד. לפיכך, האינטרס הארגוני הוא לסגור את פערי כוח האדם ולאייש את התפקיד בזמן קצר ככל שניתן.  

   
כמות – ככל שמספר המועמדים הפוטנציאליים למשרה גבוה יותר, כך יש לארגון יותר אפשרויות בחירה. לכן, אחד המדדים החשובים בתהליך הגיוס הוא החשיפה הפרסומית של המשרה הפנויה על מנת להגיע למגוון רחב ככל שניתן של מחפשי עבודה רלוונטיים - חשיפה במדיות שונות כולל רשתות חברתיות, אתר חברה, לוחות דרושים וחברות השמה.
יש חשיבות למדידה של יעילות מקורות גיוס אלה: כמה מועמדים רלוונטיים הגיעו מכל מדיה, כמה עובדים נקלטו ועוד, באמצעותם ניתן לטייב את התהליך על ציר הזמן ולפנות למקורות היעילים ביותר.  

איכות – המדד החשוב ביותר בתהליך: התאמה בין דרישות המשרה למועמד – התאמה שתביא להצלחה במילוי התפקיד, צמצום בתחלופת עובדים ושימור העובד בארגון ככל הרצוי – כולם נותנים קנה מידה להצלחת הגיוס.
לשם כך, יש צורך בסינון ראשוני של קורות חיים, יכולות אינדוקס ושאילתות למציאת התאמה דו כיוונית בין משרות פתוחות למועמדים, אימות נתוני מועמד מול מקורות מידע שונים ועוד.

אם כן, מדידה של האספקטים השונים של תהליך הגיוס חושפת מגמות, מייעלת את התהליך באמצעות קיצור משך התהליך והפחתת עלויות הגיוס ומשפרת את איכות המשאב האנושי בארגון ושימורו לאורך זמן.