חידושים במערכת גיוס עובדים Synerion Recruitment

• אפשרויות חיפוש משופרות ממסך סינון מועמדים המותאמות לדרישות המשרה השונות
• ניהול אחוזי משרה נדרשים בהתאם לצרכי הלקוח
• תיקון טעויות אינדוקס באמצעות כפתור "החלף" המאפשר החלפה של שם פרטי לשם משפחה ללא צורך בהדפסה מחודשת
• תמיכה משופרת במגייסים בחברות גלובליות הנדרשים לממשקים מרובי שפות, כולל הצגה באמצעות Tooltip של הערכים הכתובים בשפות הזרות
• אפשרות מחיקת מועמדים או קבוצת מועמדים ממערכת גיוס עפ"י תבנית מוגדרת כגון סוג המועמד (פונה/מועמד), תאריך יצירת מועמד ועוד, לניהול יעיל של מאגר המועמדים
• פתיחת דרישה ממסך לקוחות (פנימיים בעת גיוס לארגון, או חיצוניים בחברות השמה)
• מניעת כפילויות במסך לקוחות, הנובעת מטעויות בכתיבה או בהגהה.
   

• מסכי עזרה לכל פעולה ומסך במערכת
• אפשרות לצירוף באופן אוטומטי של מספר מסמכים למשלוח במייל, בהתאם לפעולות שהוגדרו במסגרת תהליך העבודה
• בקבלת קורות חיים במייל דרך חברת השמה, קורות החיים מאונדקסים בנפרד מההערות שצירפה חברת ההשמה, גם במקרה שהערות אלה הינן חלק מגוף המייל (לא באנגלית)
• בדיקת חוקיות של מספרי תעודת זהות המוקלדים למערכת (לא באנגלית).

תמיכה מלאה בעבודה ברשת LinkedIn כמקור נוסף לגיוס:

• פרסום משרה ברשת החברתית, כחלק מאפשרויות הפרסום בכלל מקורות הגיוס
• איתור מועמדים רלוונטיים לדרישה ברשת החברתית
• קליטה  ואינדוקס של פרטי המועמד מהרשת החברתית למערכת הגיוס, מדידת התאמת המועמד לדרישות התפקיד, והשוואה מול מועמדים שהגיעו ממקורות גיוס אחרים
• מעקב אחר מועמדים המגיעים מהרשת החברתית עבור כל דרישה
• גישה ישירה מתיק המועמד לדף ה- LinkedIn שלו
• יכולת לנתח ולהעריך את אפקטיביות השימוש ברשת כמקור גיוס למשרות שונות.

שיפורים במנוע ההתאמה האוטומטי בין דרישות המשרה לכישורי המאפשרים למגייס זיהוי מהיר של המועמד המתאים ביותר למשרה.

• עבור כל תפקיד מגדירים את מדדי ההתאמה הנדרשים באופן חד פעמי, לרבות התייחסות לשנות ניסיון, קריטריוני חובה, כישורים ממשרה אחרונה ועוד. לכל קריטריון ניתן להגדיר את מידת החשיבות לטובת הצגת ציון משוקלל.
  ניתן גם להגדיר תפקידים בעלי הקבלה בין האחד לשני באשר לכישורים, ניסיון מקצועי וכד'. בכל פעם שתפתח דרישה לתפקיד מקביל מסוים, "תירש" המערכת את ההגדרות מהתפקיד המקורי ותציג באופן מידי את המועמדים הרלוונטיים. זאת ללא צורך בשינוי והגדרת המדדים מספר פעמים, לכל תפקיד בנפרד.
• יכולת לזהות התאמה לדרישה בשפות שונות. לדוגמה, אם על פי ההגדרה נדרש ניסיון מקצועי בבקרת איכות, המערכת תזהה התאמה גם אם בקורות החיים נרשם ניסיון מקצועי ב- QA.

• במסך מועמד – תצוגת המייל הנלווה לקו"ח של המועמד לצד קורות החיים שלו.
• מסך "המשימות שלי" נגיש מהמסך הראשי ומאפשר הצגת כלל המשימות באחריות המשתמש במסגרת תהליך הגיוס, על פי הסטאטוס: משימות שהסתיימו, משימות שזמן הביצוע שלהן עבר ומשימות בתהליך. בדרך זו ניתן לוודא שלא נוצרים בהליך הגיוס צווארי בקבוק שאינם מטופלים.
• תכתובות אי מייל כקבציי HTML הניתנים לעריכה ומשלוח קל ומהיר לכל אנשי הקשר במערכת: מועמדים, מנהלים שותפים בארגון, חברות השמה ועוד
• ניווט מהיר בין מועמדים שונים שנמצאו מתאימים למשרה, כולל גישה בלחיצת עכבר לתקציר פרטי המועמד
• התראת מערכת על רשומות כפולות בכרטיס מועמד, כולל הצגת רשומת המקור והרשומה החדשה, לצורך תיקון ועדכון מהיר.

• ביצוע מהיר ותיעוד של כלל הפעולות, כולל רישום סיכומי ראיון והקצאת משימות לשותפים בהליך הגיוס ישירות מתוך מערכת הגיוס
• תצוגה במסך מרוכז אחד ללא צורך במעבר בין מספר טאבים
• תהליכי עבודה (workflows) מוסדרים עפ"י דרישות תפקיד המאפשרים התקדמות לשלב הבא באופן אוטומטי על פי סטאטוס המועמד (עבר שלב או נכשל) כולל משלוח אוטומטי של מענה באי מייל למועמד ולחברת השמה, כמו גם הודעה שהמשלוח אכן בוצע
• נוסף שדה של סיבת דחייה/העברה לשלב הבא, על פי רשימת סיבות שמח' הגיוס מגדירה בהתאם לצרכי הארגון.

• דוח "משפך" לאיתור צווארי בקבוק בתהליך הגיוס
• התפלגות פעולות מעקב עפ"י תפקיד

• הוספת יכולות מפתוח אוטומטי על פי ניסיון מקצועי, השכלה ואזור מגורים
• הנתונים המאונדקסים מועברים אוטומטית לשדה הרלוונטי בתיק המועמד ללא התערבות יד אדם
• אינדוקס אוטומטי עבור שפות: עברית, אנגלית, גרמנית, צרפתית
• אינדוקס קבצי קו"ח במבנה לא סטנדרט כגון: טבלאות / תמונות / ללא כותרות /PDF  (במקור WORD ).

• הגדרה חד פעמית של העיסוק והכישורים הנדרשים לתפקיד. על סמך הגדרה זאת המערכת מאתרת מועמדים רלוונטיים למשרה
• הצגת מועמדים פונים למשרה בציון מידת התאמה
• מנגנון "חיפוש מתקדם" התומך בנתוני חיפוש נוספים על מנת למקד את תוצאות החיפוש ולהגדיל את סיכוי ההתאמה בין מועמד לדרישה.

• הגדרת שלבי הגיוס השונים הנדרשים עבור כל תפקיד. עם פתיחת דרישה חדשה והגדרת התפקיד הנדרש משויכים לדרישה באופן אוטומטי כל פעולות הגיוס הנדרשות
• סיום פעולה בתהליך הגיוס מעביר אוטומטית לפעולת הגיוס הבאה לפי כללי התהליך שהוגדרו לדרישה
• מעקב אחר השלבים השונים בתהליך כולל סטאטוס טיפול במועמד
• הוספת מידע אינפורמטיבי ממסך פעולות גיוס לגבי תוצאות הפעולה: עבר, נדחה, לא רלוונטי
• תמיכה וגמישות בהגדרת שינויים נדרשים בשלבי הגיוס לדרישה מסוימת או ביחס למועמד מסוים.

• אפשרות להגדיר לכל משתמש במערכת אוכלוסיית מועמדים \ דרישות \ לקוחות המורשה לצפייה או עדכון
• אפשרות להגדיר לכל משתמש במערכת שדות בישויות הגיוס : מועמדים \ דרישות \ לקוחות כמורשה לצפייה או עדכון או חסימה מוחלטת
• אפשרות להגביל צפייה במסמכים מסוגים שונים
• אפשרות לבנות קבוצות משתמשים עם חוקי הרשאות מוגדרים
• אפשרות להגביל תפריטים או כפתורים בכל מסך
• ניהול סיסמאות למשתמש עפ"י נוהל SOX.

• פתיחת דרישה חדשה ע"י מורשה בלבד
• צפייה בפרטי הדרישה בתחום אחריות המנהל
• צפייה בתיקי המועמדים שהופנו לתהליך גיוס עבור הדרישות הרלוונטיות למנהל
• שליחת משוב  עבור כל מועמד שהופנה למנהל (באמצעות מנגנון לניהול תהליך הגיוס של המועמד לדרישה)
• לכל מנהל מסך אישי של "משימות שלי" המאפשר צפייה וטיפול בפעולות גיוס הממתינות לטיפולו תוך בקרה על חריגה בזמני ביצוע.

• הוספת סט של דוחות מובנים תוך אפשרות להגדיר פרמטרים מסוימים לחיפוש
• בקרת מדדי ביצוע מרכזיים (KPI) כגון: 

• הגדרת ברירת מחדל לכל שדה במערכת
• הגדרת שדות במערכת כשדות חובה או רשות

• הגדרת שדות גמישים (מספרי, אלפא נומרי, תאריכי, רשימה, בוליאני) בכל ישות במערכת
• הגדרת חיפושים הכוללים את השדות הגמישים
• הצגת השדות הגמישים בטבלת המסך (גריד)

• אפשרות לנהל במערכת עד 5 שפות שונות בו זמנית לכל נתון טקסטואלי
• הגדרת שפת ברירת מחדל לכל משתמש